Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí n Sujeto Obligado mexquitic slp Mexquitic de Carmona Periodo 01 Enero 2017 Obligación Las condiciones generales de trabajo, contratos o convenios que regulen las relaciones laborales del personal de base o de confianza, así como los recursos públicos económicos, en especie o donativos, que sean entregados a los sindicatos y ejerzan como recursos públicos. Obligación específica. Los servicios que ofrecen señalando los requisitos para acceder a ellos. A ) Artículo 84 B ) Fracción XXIV C ) Inciso Hipervínculo Para Consultar el documento Acceso directo: Plan Archivo General 2017 y Manual de Procedimientos-ilovepdf-compressed.pdf Hipervinculo http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip.nsf/nombre_de_la_vista/55AB780C9FF244578625812B00769AC7/$File/Plan+Archivo+General+2017+y+Manual+de+Procedimientos-ilovepdf-compressed.pdf Visor de Datos abiertos Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 ARCHIVO GENERAL Elaborado por: L.B.I. ELIAS CORTINA JACOBO CONTENIDO I. VALIDACIÓN II. MENSAJE DEL DIRECTOR III. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVO GENERAL IV. ACTIVIDADES, OBJETIVOS ESPECIFICOS Y ESTRATEGIAS DE ACCIÓN V. ORGANIGRAMA VI. MARCO JURÍDICO VII. PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO VIII. CALENDARIO ANUAL DE TRABAJO IX. FORMATOS DEL ARCHIVO GENERAL X. METODOLOGÍA DEL MARCO LOGICO (MML), MATRIZ DE INDICADORES DE RESULTADOS (MIR) Y PRESUPUESTO BASADO EN RESULTADOS (PBR) XI. SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (INDICADORES DE GESTIÓN) XII. MANUAL DE ORGANIZACIÓN XIII. OBJETIVO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN XIV. MARCO LEGAL DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN XV. ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL XVI. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y ACTIVIDADES SUSTANTIVAS XVII. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS XVIII. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS XIX. MARCO LEGAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS XX. POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS XXI. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS XXII. DIAGRAMAS DE FLUJO XXIII. CONCLUSIONES DEL DIRECTOR I. VALIDACIÓN Elaborado por: L.B.I. ELIAS CORTINA JACOBO Coordinador de Archivos Autorizado por: C. JUAN ANTONIO RAMIREZ LLANAS Presidente Constitucional de Mexquitic de Carmona, S.L.P. Validado por: LIC. MARIA PAULINA GARCIA AGUILAR Secretaria General II. MENSAJE DEL DIRECTOR La problemática que existe en materia de archivos es alarmante ya que en casi la totalidad de las dependencias gubernamentales no cuentan con archivos organizados, debido a que desafortunadamente no ha habido una concientización de la importancia y el rol que juegan este tipo de Unidades, en el desarrollo de las Instituciones. El sector público es el mercado potencial más amplio en materia de archivos, pues la ley obliga a las Administraciones Públicas a custodiar de forma conveniente las grandes cantidades de información documental que se producen. Los archivos organizados facilitan la gestión de la Administración Pública e Instituciones, proporcionando acceso a los documentos en el curso de las actividades administrativas cotidianas. Permiten al ciudadano ejercitar su derecho de acceso a la información, poniendo a su disposición los documentos administrativos, técnicos y jurídicos que le conciernen o que son de interés para el conjunto de la sociedad. La transparencia es esencial en todo estado democrático, preservan la memoria colectiva de las naciones, las regiones, las comunidades, las organizaciones y las personas. Hoy que tenemos la oportunidad de ser partícipes activos en el ejercicio publico nos inspira nuestra gente; los niños, los jóvenes llenos de entusiasmo, nuestros padres y la gente mayor; nuestro municipio y su historia; es por eso que nos habremos de comprometer a dar nuestra máxima capacidad profesional, de conocimientos y experiencia al servicio de nuestro Municipio de Mexquitic de Carmona. Sirva el presente trabajo para ser empleado como herramienta administrativa al coadyuvar a alcanzar las metas y objetivos trazados en este gran y próspero ya iniciado año 2017. L.B.I. ELIAS CORTINA JACOBO Coordinador de Archivos H. Ayuntamiento de Mexquitic de Carmona 2015-2018 III. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVO GENERAL. IV. ACTIVIDADES, OBJETIVOS ESPECIFICOS Y ESTRATEGIAS DE ACCIÓN. NO. ACTIVIDAD OBJETIVO NO. ESTRATEGIA 1 Recibir, valorar, clasificar y procesar los documentos de archivo emitidos por las áreas del Gobierno Municipal. Llevar un registro sistematizado de la información de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que lo ha producido. 1 Utilización de formatos. 2 Revisión de las transferencias de archivos. 3 Ubicación topográfica de los documentos. 2 Realizar la descripción y codificación de los documentos de archivo emitidos por las áreas. Proceso para identificar, agrupar, sistematizar y codificar los expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional. 1 Identificación de documentos. 2 Descripción de los documentos. 3 Codificación de los documentos. 3 Mantener el inventario del archivo existente en el Municipio, por área geográfica, cronológica y por cada departamento. Crear instrumentos de consulta que describen las series y/o expedientes del archivo, para tener el debido control de los mismos. 1 Implementación del Cuadro General de Clasificación vigente. 2 Implementación del Catálogo de disposición documental vigente. 3 Elaboración del manual y reglamento del Archivo. 4 Organizar y dar mantenimiento permanente al archivo del Municipio. Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales necesarios para las funciones archivísticas. 1 Llevar a cabo fumigación de espacios. 2 Contar con extintores de humo. 3 Revisión física de los documentos. 5 Capturar los datos de los documentos existentes en el archivo municipal. Diseño e implementación de una Base de Datos del Archivo General. 1 Implementación de una base de datos. 2 Digitalización del acervo histórico. 3 Actualización del Inventario general de Archivo. 6 Atender las solicitudes y demandas de los usuarios, en materia de archivo municipal. Crear una nueva cultura archivística 1 Utilización de los formatos de solicitud y préstamo de expedientes. V. ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL SECRETARIA GENERAL COORDINADOR DE ARCHIVOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO VI. MARCO JURÍDICO • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí. • Ley Federal de Archivos. • Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí. • Ley Federal de transparencia y acceso a la información pública. • Ley de transparencia y acceso a la información pública del estado de San Luis Potosí. • Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí. • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. • Ley de entrega recepción de los recursos públicos del estado de San Luis Potosí. • Lineamientos Generales para la Gestión de Archivo. • Manual para la Evaluación de la Información Pública. • Reglamento Interno de la Administración Pública del H. Ayuntamiento de Mexquitic de Carmona. • Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y Otras Disposiciones de Carácter Administrativo y de Observancia General. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ ARTICULO 14. Para efectos de la presente Ley, todos los servidores públicos que participen en la formulación, producción, procesamiento, administración, archivo y resguardo de información pública, se consideran entes obligados; por lo tanto, el ejercicio de su función pública deberá someterse al principio de máxima publicidad, y a respetar y facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, y la acción de protección de datos personales. LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI ARTICULO 4°. Los archivos se consideran esenciales para el ejercicio de la función pública, y representan la memoria de la actividad de un pueblo o una nación, y por tanto es responsabilidad de cada sujeto obligado mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas archivísticas para la sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos. ARTICULO 10. Todos los documentos sin importar su formato; que sean producidos o recibidos por los sujetos obligados deberán tener una correcta administración archivística, con la finalidad de cumplir y sustentar las funciones de las instituciones, optimizar los trámites, la gestión de asuntos, el acceso a la información pública, la rendición de cuentas, así como representar una fuente indispensable para la investigación. ARTICULO 11. Los sujetos obligados productores del Acervo Documental Propiedad del Estado, serán responsables del manejo directo y conservación de sus documentos. LEY DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI ARTÍCULO 52.- Son obligaciones de los trabajadores al servicio de las instituciones públicas a que se refiere esta ley: XI.- Custodiar con esmero la documentación e informes que reciban por razones de su empleo, cargo o comisión, evitando la destrucción, sustracción, ocultamiento o utilización indebida de aquellos; LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL ESTADO Y MUNICIPIOS DE SAN LUIS POTOSÍ ARTICULO 56. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento será causa de responsabilidad administrativa, la que dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan: IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar su mal uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas; LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS ARTICULO 6. Los entes obligados deberán integrar y organizar funcionalmente, con las modalidades que resulten necesarias y de conformidad con su normatividad interna, un sistema de organización archivística que les permita la correcta administración de documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, atendiendo a lo prescrito en la Ley y en estos lineamientos. REGLAMENTO INTERNO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA H. AYUNTAMIENTO DE MEXQUITIC DE CARMONA, S.L.P. XVIII. AREA DE CULTURA Y ARCHIVO GENERAL. ARTÍCULO 49. Este Departamento, estará a cargo de un responsable del área, quien además de estas atribuciones, realizará las de Biblioteca y Cultura, a quien además se le encargará el despacho de los siguientes asuntos bajo las instrucciones del Presidente Municipal: I. Acudir a todas aquellas sesiones de Cabildo en las que sea solicitada su presencia a fin de informar respecto de algún punto relacionado con sus actividades, así como del correcto ejercicio de su función; IX. Llevar el control y registro de las solicitudes que se realizan por parte del usuario; X. Elaboración del periódico mural de la biblioteca; XI. Organizar y dar mantenimiento a los libros de la biblioteca; XII. Realizar actividades de fomento a la lectura, en coordinación con escuelas de nivel preescolar, primaria, secundaria, preparatoria y adultos mayores; XIII. Realizar visitas guiadas dentro de la biblioteca; XIV. Organizar actividades a la ciudadanía en general de: pintura, manualidades, computación, fotografía, entre otros; XV. Llevar el registro de usuarios de la biblioteca; XVI. Mantener actualizado el acervo bibliográfico, existente en la biblioteca; XVII. Realizar mensualmente cuadros estadísticos de usuarios atendidos en las diferentes actividades, responsabilidad de la biblioteca; XVIII. Coordinar la atención de los usuarios de la biblioteca; XIX. Apoyar en las actividades cívico-culturales en coordinación con la Secretaría General del Ayuntamiento; XX. Promover la información histórica del Municipio; XXI. Las demás que le encomienden el Cabildo, el Presidente Municipal, este reglamento y otras disposiciones legales aplicables. VII. PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DEL ARCHIVO GENERAL INTRODUCCION De conformidad con lo establecido en los artículos 39, 40 y 41 de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, en los que se señala que “los entes obligados deberán integrar anualmente un Programa de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevaran a cabo para dar cumplimiento a lo previsto” por dichos artículos, para la conservación de los acervos documentales. Por tal razón el H. Ayuntamiento de Mexquitic de Carmona, S.L.P., en cumplimiento a dichos ordenamientos jurídicos integra el “Programa Institucional de Desarrollo Archivístico para el Ejercicio 2013”, documento que establece una serie de actividades y estrategias para que los archivos generados sean conservados, debido a que estos son prueba fehaciente de la gestión presente y pasada de esta Entidad. El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, será la guía con la cual el H. Ayuntamiento de Mexquitic de Carmona, S.L.P., habrá de llevar a cabo el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos. Este Programa iniciara una vez que sea avalado por el Comité de información del ayuntamiento y aprobado por el Sistema Estatal de Desarrollo Archivístico (SEDA). Todas las actividades por realizar se deberán orientar en apego a lo establecido en la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí, al igual que los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, y todas las normas estatales, nacionales e internacionales que llegaran a publicarse. Conforme a lo anterior, en esta nueva fase se podrán observar las actividades ya concluidas y las actividades por realizar, con el fin de continuar trabajando conjuntamente en establecer la normatividad técnica para la administración de documentos y archivos, así como garantizar los espacios físicos adecuados para los archivos y la capacitación del personal. OBJETIVO GENERAL Lograr que en todas las áreas que integran el H. Ayuntamiento de Mexquitic de Carmona, se clasifique, archive y conserve la documentación utilizando criterios uniformes que garanticen la correcta Administración de los Documentos, contar con un espacio apropiado para su resguardo, integridad, acceso, funcionamiento, conservación y la preservación de los documentos, expedientes y archivos con valor administrativo, jurídico, fiscal, histórico y de uso social en los que sustenta el quehacer público y cotidiano del ayuntamiento, todas estas acciones repercutirán en una nueva cultura archivística y en el ejercicio de la transparencia y el derecho a la información. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Elaborar e instrumentar los lineamientos para el desarrollo y la implementación de los Procesos Archivísticos. Adoptar las medidas necesarias para la conservación y preservación documental de la información. Implementar normas y procedimientos homogéneos para archivar y conservar la documentación emitida y recibida. Crear el archivo de trámite y de concentración con sus políticas de operación. Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritarias la administración de archivos a través de la capacitación. Promover el desarrollo y formación profesional en materia de gestión de archivos. Crear una nueva cultura archivística EJES TEMÁTICOS V.a. Metodología y procesos archivísticos Diagnóstico (estado actual que guarda el Archivo General) Mala integración de los expedientes y falta de controles para identificar, agrupar y describir archivos. Conservación exhaustiva de información y ausencia de criterios y métodos para valoración documental. Organización de la información de manera personalizada o sin código clasificador uniforme. Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos. Objetivos:  Establecer órganos normativos y operativos.  Implementar normas y procedimientos homogéneos.  Diferenciar y consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos. Estrategias:  Estableciendo los instrumentos de control archiví Criterios adjetivos de actualización, de formato y de confiabilidad Fecha de validación 06/25/2017 Área(s) o unidad(es) administrativa(s) que genera(n) o posee(n) información respectiva y son responsables de publicar y actualizar la información Archivo General Fecha de actualización 25/05/2017 Carátula de captura Bitácora de registro y acuse Tabla de aplicabilidad E34EE89084CDA6638625812B0075660D Creado el 05/25/2017 03:35:28 PM Carátula de registro 101AA0038471576F8625812B00756F72 Autor mexquit Registro 55AB780C9FF244578625812B00769AC7 Tipo de documento 3 Hipervínculo