Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí n Sujeto Obligado up slp Universidad Politécnica de San Luis Potosi Periodo 05 Mayo 2017 Obligación Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan Obligación específica. Los instrumentos de control archivístico referidos en la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí. A ) Artículo 84 B ) Fracción I C ) Inciso Hipervínculo Para Consultar el documento Acceso directo: Cuadro General de Clasificación Archivistica UPSLP.docx Hipervinculo http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip.nsf/nombre_de_la_vista/6053BF6ACF6F5B8C86258122007B4C7A/$File/Cuadro+General+de+Clasificación+Archivistica+UPSLP.docx Visor de Datos abiertos Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA I. Cuadro general de clasificación archivística 1.1 Introducción El artículo 1º del Decreto de Creación de la Universidad Politécnica de San Luis Potosí establece que es un Organismo Público Descentralizado de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí, sectorizado a la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuyo objetivo es impulsar e impartir educación superior en sus distintos niveles y modalidades, organizar, fomentar y realizar investigación y desarrollo tecnológico, científico y humanístico; y promover la difusión del conocimiento y la cultura que contribuyen a impulsar, diversificar y equilibrar el desarrollo regional, estatal y nacional . En cumplimiento de sus funciones, la Universidad genera una gran cantidad de documentos, en formato físico y/o electrónico, que hace necesario contar con métodos, técnicas e instrumentos normativos que regulen su organización, preservación y quehacer en los archivos, así como implementarlos de manera uniforme en todos los archivos en posesión de la Universidad. El Cuadro general que se detalla en el presente documento, atiende lo establecido por los siguientes ordenamientos: Ley Estatal de Archivos, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, Normatividad UPSLP y Manuales de Procedimientos UPSLP. El siguiente instrumento fue elaborado por un grupo de trabajo, constituido por académicos y administrativos con experiencia en el tratamiento de archivos, con la convicción de contribuir con los responsables de los archivos, en la organización y conservación de los archivos universitarios. El Cuadro general de clasificación archivística tiene como objetivo principal ser una herramienta para clasificar los documentos, por lo tanto es un instrumento fundamental de trabajo para los responsables de los diferentes tipos de archivos de la Institución, a saber: de trámite, concentración e histórico. 1.2 Objetivos General Proporcionar a las Áreas Universitarias el Cuadro general de clasificación archivística como un instrumento normativo que contribuya a la identificación y adecuado control de los grupos documentales, que generan y reciben, a fin de homogeneizar la clasificación del acervo documental universitario y contribuya a la transparencia, rendición de cuentas y al acceso a la información de la Institución. Específicos 1. Cumplir con las disposiciones normativas en materia de organización de archivos. 2. Establecer una clasificación basada en las funciones y atribuciones de la Universidad, para agrupar los expedientes de manera homogénea. 3. Mejorar los procesos de organización documental, sentando las bases para la implementación del Sistema Institucional de Archivos de la UPSLP. 4. Acatar las disposiciones de transparencia con el objeto de garantizar el derecho a la información. 1.3 Metodología El grupo de trabajo tomo como base el “Manual de Organización Archivística de las dependencias y entidades de la administración pública del Estado y Municipios.” y desarrolló la siguiente metodología: A) Identificación de atribuciones y funciones de la UPSLP: En esta etapa se analizó su Decreto de Creación, reglamentos internos y manuales de organización y de procedimientos, para la formulación de categorías documentales. B) Diseño de la estructura del Cuadro general: Estableció una estructura jerárquica que tomó como base los niveles de Fondo, Sección, Serie y Sub-serie como se muestra en el siguiente esquema: Fondo Conjunto de documentos generados orgánicamente por la UPSLP en el ejercicio de sus funciones y atribuciones Sección La subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Serie Conjunto de expedientes producidos en el desarrollo de una misma función general y que versa sobre un asunto específico de la UPSLP. Subserie Conjunto de documentos que forman parte de una serie documental, que se agrupan de acuerdo a sus características específicas. C) Análisis de categorías documentales: las categorías documentales establecidas fueron estudiadas con responsables de archivos en eventos organizados para ello. D) Principios aplicados: • Delimitación: Identificó la documentación que genera la Universidad de cualquier tipo y época generados o producidos en el ejercicio de sus funciones. • Unicidad: Agrupó los tipos documentales con independencia en su cronología. • Estabilidad: Agrupó los tipos documentales con base en las atribuciones, permitiendo el crecimiento de las secciones, y no con base en la estructura orgánica. • Simplificación: Estableció divisiones precisas y necesarias sin enlistar subdivisiones sucesivas. E) Estructura del Código de Clasificación: En esta etapa elaboró un código de clasificación archivística que permita sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento, a fin de facilitar la identificación de cada grupo documental descrito en el Cuadro general de clasificación archivística el cual está integrado por tres partes fundamentales, a saber: la primera corresponde a los niveles de la estructura jerárquica de fondo, sección y serie, la segunda refiere a la clave de la dependencia, número que identifica el área que genera la documentación y año de apertura del expediente, la tercera parte refiere al número progresivo que se le asigna a cada expediente con base en la generación del mismo. Dicho código es alfanumérico, integrado por letras para el nivel de fondo, letras y números para la sección y números para los niveles de serie y sub-serie, código de la Unidad Universitaria, año de apertura y número consecutivo del expediente como se muestra a continuación: UPSLP:1C.3.1/755”2015”/12345 Dónde: 1.- Fondo: Invariablemente será Universidad Politécnica de San Luis Potosí 2.- Sección: Corresponde a las funciones sustantivas o comunes de la Universidad, según corresponda en el Cuadro general de clasificación archivística. 3.- Serie: Corresponde al código establecido en el Cuadro general de clasificación de la UPSLP. 4.- Subserie: Existe en algunos casos y será conforme al Cuadro general de clasificación archivística. 5.- Código del Área Universitaria. Está integrada por los dígitos del código de clasificación de la dependencia de la UPSLP y corresponde a la oficina generadora de los documentos y estará separado por un guion. Con respecto a los cuerpos colegiados, el código empleará las letras: “CC”. 6.- Año de apertura. Pertenece al año de apertura del expediente. 7.-Consecutivo. Corresponde al número consecutivo asignado a cada expediente que integra la serie documental. F) Simbología: ( : ) Se utiliza en la estructura jerárquica para unir el fondo con la sección. ( . ) Se utiliza para precisar la serie y subserie. ( - ) Se utiliza para relacionar las oficinas con el código de la Área Universitaria. (“ “) Se utiliza para indicar el año en que se creó el expediente ( / ) Se utiliza para separar las partes en que se compone la clasificación. A manera de ilustrar las partes de la clasificación, a continuación se presenta un esquema: SERIE: Ordenamientos jurídicos UPSLP Fondo Universidad Politécnica de San Luis Potosí 1C Sección Legislación Universitaria .3 Serie Ordenamientos Jurídicos .1 Subserie Estatutos 305 Código del Área Universitaria que genera la documentación “2015” Año de Apertura del Expediente 12345 Número de Expediente De tal forma que la clasificación quedaría de la siguiente manera: UPSLP:1C.3.1/305“2015”/12345 Cuadro general de clasificación archivística Fondo Documental UPSLP Universidad Politécnica de San Luis Potosí Funciones Sustantivas 1S Docencia 2S Investigación 3S Difusión y Extensión de la Cultura 4S Gobierno Funciones Comunes 1C Legislación 2C Asuntos Jurídicos 3C Planeación, Programación, Evaluación y Organización 4C Recursos Humanos 5C Recursos Financieros 6C Recursos Materiales y Obras 7C Servicios Generales 8C Tecnologías y Servicios de la Información 9C Comunicación Social 10C Auditoría 11C Transparencia y Acceso a la Información 1.5 Instrumento del Cuadro General de Clasificación Archivística SECCIÓN Identificación SERIE SUBSERIE DOCENCIA 1S.1 Disposiciones en materia de Docencia 1S.2 Programas y proyectos en materia de docencia 1S.3 Planes y Programas de estudio 1S.4 Incorporación de Planes de estudio 1S.5 Expedientes de revalidación de estudios y/o equivalencia de estudios 1S.5.1 Mapa curricular de escuela de procedencia 1S.6 Programas de movilidad estudiantil 1S.7 Programas de cooperación docente 1S.8 Programas y proyectos de prácticas académicas 1S.9 Educación Continua (Cursos, talleres, diplomados, seminarios…) 1S.10 Expedientes de alumnos 1S.11 Programas y proyectos de servicios educativos a los alumnos 1S.12 Becas 1S.13 Tutorías 1S.14 Expedientes de Profesores 1S.15 Programas y proyectos de apoyo a la docencia 1S.16 Convocatorias y premios académicos 1S.17 Actas de calificaciones 1S.18 Registros de títulos SECCIÓN 2S IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE INVESTIGACIÓN 2S.1 Programas en materia de Investigación 2S.2 Proyectos de Investigación 2S.3 Programas y proyectos de apoyo a la Investigación 2S.4 Programas de vinculación, colaboración y asesorías 2S.5 Premios y distinciones a la investigación SECCIÓN 3S IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE DIFUSIÓN Y EXTENSIÓN DE LA CULTURA 3S.1 Programas y Proyectos en materia de difusión y extensión de la cultura 3S.2 Expedientes de actividades culturales 3S.3 Programas de extensión universitaria 3S.4 Programas de extensión artística y cultural 3S.5 Expedientes de Producción y fomento editorial 3S.6 Programas de Desarrollo Deportivo 3S.7 Programas de Recreación Universitaria SECCIÓN 4S IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE GOBIERNO 4S.1 Mensajes de autoridades 4S.2 Sesiones de Órganos Colegiados 4S.3 Dictámenes 4S.4 Nombramientos y designaciones 4S.5 Organización e informes de elecciones universitarias 4S.6 Resolución de conflictos entre autoridades universitarias 4S.7 Recomendaciones 4S.8 Procedimientos disciplinarios y defensa de los derechos universitarios 4S.9 Premios, distinciones y reconocimientos recibidos por la Institución SECCIÓN 1C IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE LEGISLACIÓN UNIVERSITARIA 1C.1 Disposiciones en materia de legislación 1C.2 Programas y proyectos en materia de legislación 1C.3 Ordenamientos jurídicos universitarios 1C.3.1 Estatutos 1C.3.2 Reglamentos 1C.4 Acuerdos del Rector y del Patronato Universitario 1C.4.1 En materia de docencia 1C.4.2 En materia de investigación 1C.4.3 En materia de difusión de la cultura 1C.4.4 Administrativos 1C.5 Lineamientos 1C.6 Criterios de interpretación 1C.7 Instrumentos jurídicos consensuales (incluye contratos colectivos de trabajo) 1C.8 Registro y certificación de firmas SECCIÓN 2C IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE ASUNTOS JURÍDICOS 2C.1 Programas y proyectos en materia de asuntos jurídicos 2C.2 Actuaciones y representaciones 2C.3 Asistencia, asesorías y consulta 2C.4 Juicios contra la UPSLP 2C.5 Juicios de la UPSLP 2C.6 Propiedad intelectual, autoral e industrial 2C.6.1 Derechos de propiedad industrial 2C.6.2 Derechos de autor 2C.7 Procedimientos penales 2C.7.1 Averiguaciones Previas 2C.7.2 Causas penales 2C.8 Procedimientos de investigación administrativa 2C.9 Procedimientos administrativos no jurisdiccionales 2C.9.1 Pedimentos y requerimientos no contenciosos 2C.9.2 Inspecciones 2C.9.3 Importaciones 2C.10 Pedimentos y requerimientos no contenciosos 2C.10.1 Pedimentos y requerimientos del Ministerio Público 2C.10.2 Pedimentos y requerimientos del jurisdiccionales 2C.10.3 Solicitud de Peritos 2C.11 Trámites migratorios y consulares 2C.12 Expedientes de quejas y recomendaciones en materia de Derechos Humanos 2C.13 Expedientes de quejas y recomendaciones en materia de Derechos Universitarios SECCIÓN 3C IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE PLANEACIÓN, PRESUPUESTACIÓN, EVALUACIÓN Y ORGANIZACIÓN 3C.1 Normas y políticas en materia de planeación, presupuestación, evaluación y organización 3C.2 Programas y proyectos en materia de planeación 3C.3 Programas y proyectos en materia de presupuestación 3C.4 Programas y proyectos en materia de información y evaluación 3C.5 Programas y proyectos en materia de organización 3C.6 Plan de desarrollo Institucional 3C.6.1 Plan o programas de trabajo 3C.6.2 Programa anual 3C.6.3 Informes 3C.7 Información estadística 3C.8 Programación presupuestal 3C.9 Indicadores de desempeño, calidad y productividad 3C.10 Dictamen técnico de estructuras administrativas 3C.11 Integración y revisión de manuales, normas, lineamientos, de procesos y procedimientos 3C.12 Programas de mejora administrativa 3C.13 Certificación de calidad de procesos y servicios 3C.14 Desconcentración y descentralización de funciones académico-administrativas SECCIÓN 4C IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE RECURSOS HUMANOS 4C.1 Programas y proyectos en materia de recursos humanos 4C.2 Expedientes de personal 4C.3 Expedientes de registro y control de plazas 4C.4 Nómina Institucional 4C.5 Reclutamiento y selección 4C.6 Incidencias del personal 4C.7 Descuentos 4C.8 Estímulos contractuales 4C.9 Concursos de oposición 4C.10 Prestaciones contractuales 4C.11 Programas de retiro voluntario 4C.12 Asuntos laborales 4C.13 Expedición de constancias y credenciales 4C.14 Honorarios por servicios profesionales 4C.15 Pago por otros servicios SECCIÓN 5C IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE RECURSOS FINANCIEROS 5C.1 Programas y proyectos en materia de recursos financieros y contables 5C.2 Egresos 5C.3 Ingresos 5C.4 Estados Financieros 5C.5 Libros contables 5C.6 Registro y control de pólizas de egresos 5C.7 Registro y control de pólizas de ingresos 5C.8 Pólizas de diario 5C.9 Auxiliares de cuentas 5C.10 Conciliaciones 5C.11 Asignación y optimización de recursos financieros 5C.12 Valores financieros 5C.13 Estado del ejercicio del presupuesto 5C.14 Transferencias de presupuesto 5C.15 Ampliaciones del presupuesto 5C.16 Aportaciones a capital 5C.17 Créditos concedidos 5C.18 Cuentas por liquidar 5C.19 Garantías, finanzas y depósitos 5C.20 Compras directas 5C.21 Control de cheques 5C.22 Caja y bancos 5C.23 Fondo fijo y revolvente 5C.24 Inversiones en valores 5C.25 Fideicomisos 5C.26 Cuenta anual SECCIÓN 6C IDENTIFICACIÓN SERIE SUBSERIE RECURSOS MATERIALES Y OBRAS 6C.1 Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obras, conservación y mantenimiento 6C.2 Adquisición, arrendamiento y servicios 6C.3 Expediente de obras 6C.4 Seguros y fianzas 6C.5 Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento 6C.6 Precios unitarios en obras y servicios 6C.7 Asesoría técnica en materia de obras 6C.8 Conservación y mantenimiento de la infraestructura física 6C.9 Registro y control de proveedores y contratistas 6C.10 Registro y control del inventario de activo fijo 6C.11 Inventario físico y control de bienes muebles 6C.12 Inventario físico y control de bienes inmuebles 6C.13 Almacenamiento, control y abastecimiento de bienes y materiales 6C.14 Control de Criterios adjetivos de actualización, de formato y de confiabilidad Fecha de validación 09/07/2018 Área(s) o unidad(es) administrativa(s) que genera(n) o posee(n) información respectiva y son responsables de publicar y actualizar la información Dirección de Asuntos Jurídicos Administrativos Fecha de actualización 16/05/2017 Carátula de captura Bitácora de registro y acuse Tabla de aplicabilidad AA3ABA212C2F92BF86258122007AB67D Creado el 05/16/2017 04:26:45 PM Carátula de registro 016A363337823CCC86258122007AC854 Autor up slp/ Registro 6053BF6ACF6F5B8C86258122007B4C7A Tipo de documento 3 Hipervínculo