Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí n Sujeto Obligado san antonio slp San Antonio Periodo 05 Mayo 2015 Obligación Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan Obligación específica. El marco normativo aplicable al sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, reglas de operación, criterios, políticas, entre otros A ) Artículo 84 B ) Fracción II C ) Inciso Hipervínculo Para Consultar el documento Acceso directo: Ley_de_Archivos.pdf Hipervinculo http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip.nsf/nombre_de_la_vista/E28050ABD96E4782862581190072692B/$File/Ley_de_Archivos.pdf Visor de Datos abiertos Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 Estimado Usuario: La edición de las disposiciones jurídicas del ámbito Federal o Estatal, en medios electrónicos no representa una versión ofic ial, ya que de acuerdo al artículo 3º del Código Civil Federal; los artículos 2º, 3º, 4º y 8º de la Ley del Diario Oficial de la Federación; los artículos 3º, 4º y 5º de la Ley del Periódico Oficial del Estado de San Luis Potosí; y el artículo 2º del Código Civil para el Estado de San Luis Potosí, las únicas publicaciones que dan validez jurídica a una norma es el propio Diario Oficial de la Federación, la Gaceta Oficial del Distrito Federal o los Periódicos Oficiales Estatales, en este caso el Periódico Oficial del Estado de San Luis Potosí. Fecha de Aprobación: 06 DE SEPTIEMBREDE 2012 Fecha de Promulgación: 20 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Fecha de Publicación: 20 DE OCTUBRE DE 2012 LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI INSTITUTO DE INVESTIGACIONES LEGISLATIVAS UNIDAD DE INFORMATICA LEGISLATIVA H. CONGRESO DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI INSTITUTO DE INVESTIGACIONES LEGISLATIVAS Descargala en: www.congresosanluis.gob.mx 1 LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI TEXTO ORIGINAL Ley publicada en el Periódico Oficial, El Sábado 20 de Octubre de 2012. FERNANDO TORANZO FERNANDEZ, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, a sus habitantes sabed: Que la Quincuagésima Novena Legislatura Constitucional del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí decreta lo siguiente: DECRETO 1157 LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI EXPOSICION DE MOTIVOS Los documentos se constituyen en el testimonio del trabajo realizado por las instituciones del Estado, al dejar constancia de las acciones diarias; al mismo tiempo que dan sustento y formalidad a las actividades y acuerdos que se llevan a cabo cotidianamente. Para que los acervos documentales se conserven correctamente, es necesario que sean depositados en archivos. La Asociación Civil Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, define a los archivos como el “conjunto orgánico de documentos reunidos por personas, organismos jurídicos, públicos o privados en el ejercicio de sus actividades al servicio de la gestión administrativa y de la utilización para la información, investigación y la cultura”. Por otro lado, el Consejo Internacional de Archivos (ICA por sus siglas en ingles) señala que “los archivos representan una riqueza sin precedentes. Son la documentación del producto de la actividad humana y como tal, representan un testimonio irremplazable de acontecimientos pasados. Garantizan el funcionamiento democrático de las sociedades, la identidad de los individuos y de las comunidades así como la defensa de los derechos del hombre”. Por lo cual conservar el acervo documental no solo brinda testimonio de actividades cotidianas en las instituciones, sino que implica establecer las bases para ejercer la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, oportunamente. En el año del 2003 entró en vigor en México la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LAI), con esta acción se dieron los primeros pasos hacia la consolidación de gobiernos responsables que rinden cuentas a la ciudadanía, acto de suma importancia para cimentar la vida democrática del país. El Instituto de Investigaciones Jurídicas de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) realizó en el año 2004 un diagnóstico posterior a la publicación de la LAI. En este estudio se señala que el acceso a la información es un acierto en la formación del nuevo contexto político y social del país, promueve la conformación del diálogo de la sociedad civil con los funcionarios públicos mediante la aplicación de la ley por parte de la ciudadanía. Sin embargo, este estudio señala que la ley se concentró en el principio de acceso a la información, postergando las condiciones necesarias para asegurar su adecuada implementación y funcionamiento. El desconocimiento y la falta de recursos humanos capacitados en el manejo de los archivos y la información dentro de las instituciones, representaron los primeros obstáculos para el buen funcionamiento de la Ley de Acceso a la Información. H. CONGRESO DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI INSTITUTO DE INVESTIGACIONES LEGISLATIVAS Descargala en: www.congresosanluis.gob.mx 2 Como se señaló, si bien la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada como nueva ley en el Diario Oficial de la Federación del 11 de junio de 2002, y la propia del Estado de San Luis Potosí, del 20 de marzo de 2003, se tradujeron en acciones decididas y tendientes para hacer efectivo el derecho de acceso a la información pública, fue la reforma del 20 de julio de 2007 que adicionó un segundo párrafo con siete fracciones al artículo 6° de la Constitución General de la República, la que elevó a rango constitucional el derecho de las personas de acceder a la información en posesión del gobierno. La regulación para el ejercicio de esta importante prerrogativa hizo necesario que se dictaran disposiciones destinadas a la preservación de los documentos en archivos administrativos actualizados; tal y como se desprende de lo preceptuado por la fracción V del párrafo segundo del artículo 6° constitucional; base que es adoptada por la vigente Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí, a través de la fracción IV de su artículo 2°. Sin embargo, el ejercicio diario de la transparencia mostró que no es suficiente que el derecho a su acceso esté garantizado por la Ley, sino que es necesario que existan las condiciones materiales y técnicas para poder ejercerlo. Debido a esto, el 23 de enero del 2012 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley Federal de Archivos; los argumentos principales que expresaron los legisladores que aprobaron el dictamen que la expide, es el reconocimiento a la importancia en conceptos claves para la democracia, tales como la rendición de cuentas, el acceso a la información y la transparencia. Sostuvieron que el valor de los archivos debidamente organizados y conservados, así como la posibilidad de administrar eficientemente la información que genera y recibe una organización, mejora la calidad de los procesos de decisión y de las actividades gubernamentales, abriendo la posibilidad de planear a largo plazo, asegurar la continuidad de políticas y prestar servicios de mejor calidad. La disponibilidad y la conservación de los documentos como evidencia de lo que se hizo en el pasado, además de documentar la memoria de la institución, permite proteger a esta última de problemas legales, administrativos, fiscales o contables, además de hacer más eficiente la toma de decisiones y la planeación estratégica de cualquier organización, y reducir los costos administrativos y operativos. En cuanto al ámbito local, el 18 de octubre del 2007 fue publicado en el Periódico Oficial del Estado de San Luis Potosí el Decreto 234 por el que se reformó la Constitución Política del Estado, y se expidió la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la entidad, vigente a partir del 18 de abril de 2008 y hasta nuestros días. En cuanto a la reforma constitucional, esta adicionó el artículo 17 Bis para establecer como prerrogativas de las personas, el acceso a la información pública, así como la protección de los datos personales, creándose al mismo tiempo la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública (CEGAIP), como órgano constitucional autónomo responsable de garantizar el ejercicio de las citadas prerrogativas y de vigilar el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado; e igualmente previniendo la existencia de un Sistema Estatal de Documentación y Archivos (SEDA), responsable de aplicar las regulaciones que se establezcan en materia de administración y sistematización de la documentación e información, en posesión de las entidades públicas. Por lo que respecta a la expedición de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, de acuerdo con el artículo 2° del Decreto 234, dicho cuerpo normativo fue producto del estudio de cuatro iniciativas, estos es, la de Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información Pública del Estado; la de Ley de Protección de Datos Personales para el Estado; la de Ley de Archivos Administrativos del Estado y Municipios; y la de Ley de Archivos para el Estado, todos de San Luis Potosí, con lo que se dio por hecho que se incluían las disposiciones necesarias en materia de manejo de documentos y archivos. Sin embargo, después analizar con detenimiento el tema, las comisiones dictaminadoras concluyen que existe la necesidad de regular el manejo, cuidado, resguardo y administración de los documentos que sustentan la vida institucional y sin los cuales las figuras jurídicas que se han creado alrededor del derecho a la información se encuentran a la deriva. El manejo de información es un tópico íntimamente ligado a los archivos, se estipula que éstos deben de estar organizados pero las disposiciones que se hacen en esta materia resultan insuficientes para su óptima gestión. La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado supone que se cuenta con H. CONGRESO DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI INSTITUTO DE INVESTIGACIONES LEGISLATIVAS Descargala en: www.congresosanluis.gob.mx 3 una estructura que puede satisfacer las necesidades que se presentan en cuanto a la administración de documentos, sin embargo en la práctica cotidiana esto resulta falso, tal como se constata en el Diagnóstico de los Archivos Públicos del Estado de San Luis Potosí, publicado en el año 2010 por la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública (CEGAIP) cuyos resultados demuestran que en el estado de San Luis Potosí se cuenta con 104 archivos, de los cuales sólo 31 de los analizados se han preocupado por contar con un responsable de custodiar la documentación, 73 no han asignado a una persona que se encargue de administrarlos; considerando que aún y cuando exista un responsable en el área de archivo, esto no significa que los documentos se encuentren resguardados de manera tal que se garantice su conservación. Por lo anterior se tiene que reconocer la ambigüedad que representa el hecho de que en el Estado de San Luis Potosí se cuente con una Ley que garantiza el oportuno acceso a la información pública, pero no se cuenta con una legislación especial que sirva de guía para que las instituciones públicas mantengan en orden la información que producen y reciben. Para poder tener un acceso expedito y efectivo a la información en posesión de las instituciones del Estado, es prioritario referirse a la base material que da respaldo a esta práctica; los archivos son las áreas encargadas de facilitar con rapidez la información que se solicite, por lo cual es necesario contar con un sistema de archivos moderno y funcional. Académicos del Centro de Investigación y Docencia Económicas advierten que un tema de suma importancia en la administración pública es el fomento a la construcción de la memoria institucional. Reflexionan en torno a que dicha memoria no es parte de la cultura burocrática, ya que en realidad cada inicio de periodo gubernamental se vuelve a comenzar de cero, sin realmente tomar en cuenta las experiencias recabadas en la administración anterior; esto debido a que el registro documental de la acción cotidiana, la documentación pública de las decisiones y la forma en que fueron tomadas se conservan solo por el cumplimiento de los reglamentos en la materia, no por el hecho consciente de mantener debidamente organizado el acervo documental; no hay planteamientos que indiquen sistemas de producción y distribución de información formalmente establecidos. Un paso importante se ha dado con las funciones realizadas por la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública (CEGAIP), sin embargo es necesario fortalecer el marco jurídico estatal con una Ley de Archivos que especifique procedimientos de administración y preservación de los acervos documentales para poder optimizar los servicios, así como las atribuciones de las instituciones y la rendición de cuentas, y garantizar la conservación de la memoria histórica, institucional y futuro del patrimonio documental. Los legisladores buscamos garantizar el pleno ejercicio del derecho de acceso a la información al prever la clasificación y organización de documentos de manera uniforme, así como fomentar la consolidación de la memoria institucional, que a largo plazo se convertirá en fuente primordial en la construcción de la historia que brinde identidad a San Luis Potosí. Tenemos como meta impulsar los valores culturales entre los individuos propiciando la concientización del entorno social y cultural. La falta de identidad en las personas ha provocado un desarraigo que deriva en actos que impiden la cohesión social. Los habitantes descuidan su entorno debido al desconocimiento de los procesos históricos que hicieron posible el desarrollo de la sociedad a la que pertenecen, en ocasiones se carece del significado de los bienes colectivos. Con base a lo anterior y después de analizar aspectos fundamentales de la gestión pública, es dable crear la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí, cimentando las bases que permitan a los servidores públicos trabajar eficientemente en beneficio de la sociedad. Esta Ley es resultado del análisis del marco jurídico en la materia a través de consulta y mesas de trabajo llevadas a cabo en los años 2010, 2011 y 2012, en las que participaron responsables y expertos en el manejo de información y archivos de la CEGAIP; del Poder Legislativo; del Poder Judicial a través de su Coordinación de Archivos; del Poder Ejecutivo por medio de las secretarías de, Gobierno, y Cultura; de la Coordinación Técnica Estatal para la Protección del Patrimonio Cultural (COTEPAC); del Archivo Histórico del Estado “Lic. Antonio Rocha Cordero”; del Archivo General del Estado; de la Escuela de Ciencias de la Información de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí; de la Comisión Estatal de Derechos Humanos; de los ayuntamientos del H. CONGRESO DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI INSTITUTO DE INVESTIGACIONES LEGISLATIVAS Descargala en: www.congresosanluis.gob.mx 4 Estado; y del Archivo General de la Nación a través de la Dirección de Desarrollo y Normatividad Archivística. Cabe destacar que la presente Ley será aplicable para toda fuente de información producida y recibida por parte de las instituciones, sin importar el formato que presente. Existen acervos documentales privados que debido a su contenido, son de relevancia para su estudio. Estos archivos pueden ser de correspondencia particular, archivos fotográficos, obras de humanistas, escritores, historiadores, poetas y otras personas que se hayan preocupado por recabar documentos que sean fuente de información importante para la investigación histórica de San Luis Potosí. La Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí tiene como objetivo el rescate, conservación y divulgación de la información que se encuentre en este tipo de acervos, la propuesta estriba en que las personas poseedoras de estos archivos recurran a integrarse al Registro Estatal de Archivos del SEDA para que puedan recibir Criterios adjetivos de actualización, de formato y de confiabilidad Fecha de validación 05/25/2015 Área(s) o unidad(es) administrativa(s) que genera(n) o posee(n) información respectiva y son responsables de publicar y actualizar la información Secretaría General Fecha de actualización 06/05/2017 Carátula de captura Bitácora de registro y acuse Tabla de aplicabilidad C4920F9BF3CF3B75862581180063E8A2 Creado el 05/07/2017 02:49:40 PM Carátula de registro 389E61A306F35D61862581180063F1BE Autor san ant Registro E28050ABD96E4782862581190072692B Tipo de documento 3 Hipervínculo