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Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública
del Estado de San Luis Potosí n | |
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| Sujeto Obligado | | sectur slp |
| | Secretería de Turismo | | | |
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| 03 Marzo | | 2017 |
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| Obligación | | Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan |
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| Obligación específica. | | | | | |
| | El marco normativo aplicable al sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, reglas de operación, criterios, políticas, entre otros |
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| A ) Artículo | | 84 | | | |
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| B ) Fracción | | II | | | |
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| C ) Inciso | | | | | |
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Hipervínculo |
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| |  Para Consultar el documento | | | |
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Acceso directo:
MANUAL ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA.pdf |
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| Hipervinculo | | | | | |
| http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip.nsf/nombre_de_la_vista/FB81C3B6C1376CD48625810C006A4C70/$File/MANUAL+ORGANIZACIÓN+ARCHIVISTICA.pdf |
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| Visor de Datos abiertos | | Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 |
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Manual de Organización Archivística de las dependencias
y entidades de la administración pública del Estado y
municipios de San Luis Potosí
Marco jurídico
Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública del Estado de San Luis Potosí, en sus artículos: ARTÍCULO 2o. Esta Ley tiene por objeto: IV. Regular la administración de los archivos, y la preservación y difusión del los documentos y del
patrimonio documental del sector público del Estado y municipios; VI. Contribuir al establecimiento y desarrollo del Estado social y democrático de derecho, a la promoción
de la cultura de la transparencia y al mejoramiento de la convivencia social. ARTÍCULO 3o. Para efectos de esta Ley se entiende por: I. Administración Documental: Todos los actos o hechos que tengan por objeto la creación,
adquisición, entrega, recepción, organización, control, distribución, conservación, custodia, resguardo,
restauración, transferencia, selección, depuración, eliminación de documentos, así como las actividades
enfocadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación; II. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte que son producidos y recibidos en el
ejercicio de las atribuciones de los entes obligados; III. Archivo de Concentración: Conjunto orgánico que contiene de forma precautoria los documentos
cuya consulta es esporádica por parte de los entes obligados, y que deben conservarse por razones
administrativas, legales, fiscales o contables; este archivo contiene además los documentos que hayan
sido objeto de solicitudes de acceso a la información o que hayan sido reservados, los cuales se
conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia o su periodo de reserva respectivamente; IV. Archivo Histórico: Conjunto orgánico de documentos transferidos de los Archivos de Concentración
de los entes obligados, al considerarse inactivos por sus unidades orgánicas; V. Archivo de Trámite: Conjunto orgánico de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio
de la función pública de los entes obligados; VI. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece las
características administrativas, legales, fiscales, contables, evidenciales, testimoniales e informativas de
los documentos; así como sus plazos de conservación, vigencia y clasificación de público, reservado o
confidencial y su destino final; XI. Documento: Oficios, acuerdos, correspondencia, directivas, circulares, minutas, expedientes,
reportes, estudios, contratos, actas, convenios, resoluciones, instructivos, memorandos, notas,
estadísticas, sondeos, encuestas, expresiones y representaciones materiales que den constancia de un
hecho o acto del pasado o del presente de las entidades y servidores públicos en el ejercicio de sus
funciones, o cualquier otro registro que documente la existencia y actividades de los entes obligados sin
excepción de su fuente, tipo o fecha de elaboración. Los documentos pueden ser papeles escritos o en
cualquier medio o formato impreso, sonoro, electrónico, fotográfico, gráfico, visual, holográfico,
electrónico o digital; XII. Entes Obligados: Los poderes del Estado, los ayuntamientos, los organismos constitucionales
autónomos, los tribunales administrativos, las dependencias y entidades que conforman la
administración pública centralizada y descentralizada del Estado y los municipios, los partidos y
agrupaciones políticas con registro o inscripción estatal y, en general, cualquier persona física o moral,
pública o privada, que recaude, administre, maneje o ejerza recursos públicos, o que tenga
concesionada la explotación de bienes del dominio público o la prestación de un servicio público; así
como las personas de derecho público y privado, cuando en el ejercicio de sus actividades actúen en
auxilio de los órganos antes citados, reciban subsidio o subvención pública; o manejen fondos
integrados por financiamiento, aportaciones y subvenciones privadas nacionales e internacionales
destinadas a financiar actividades relacionadas con la función pública; XIII. Entidades Públicas: Los Poderes del Estado, los Municipios, sus dependencias y entidades, y los
organismos constitucionales autónomos;”
“ARTÍCULO 8o. Los servidores públicos y toda persona que formule, produzca, procese, administre,
archive y resguarde información pública es responsable de la misma y está obligada a permitir el
ejercicio del derecho de acceso a la información pública en los términos de esta Ley.”
“ARTÍCULO 15. Todos los servidores públicos serán sujetos de responsabilidad por el incumplimiento
de las normas legales y reglamentarias, así como con las políticas establecidas con el objeto de
formular, producir, procesar, administrar, sistematizar, actualizar, archivar, resguardar y facilitar el
acceso a la información pública inherente al cumplimiento de las funciones constitucionales, legales y
reglamentarias de las entidades públicas.”
ARTÍCULO 84. La CEGAIP funcionará de forma colegiada en reunión de consejo, en los términos que
señale su reglamento interior. Todas sus acciones, deliberaciones y resoluciones tendrán el carácter de
públicas. Tiene las siguientes atribuciones: II. Establecer los lineamientos y criterios técnicos necesarios para que las unidades de información
pública y los comités de información realicen la clasificación, desclasificación, administración, archivo y
resguardo de la información reservada y confidencial que corresponda; IX. Elaborar y difundir estudios, investigaciones y publicaciones tendientes a ampliar el conocimiento de
las materias objeto de esta Ley;”
“ARTICULO 91. El Sistema Estatal de Documentación y Archivos dependiente de la CEGAIP, es la
unidad administrativa responsable de aplicar las regulaciones que se establezcan en materia de
administración y sistematización de la documentación e información en posesión de las entidades
públicas, así como de dictar los lineamientos y criterios técnicos para organizar y sistematizar la
integración, administración y resguardo de los archivos de trámite y los archivos históricos, con este
objeto se considerarán las opiniones técnicas de las unidades de información pública de cada entidad.”
“ARTÍCULO 93. Los archivos utilizados en el ejercicio de la función pública se considerarán como
archivos de trámite.”
“ARTÍCULO 94. La información pública localizada y localizable en los archivos de trámite no podrá
ocultarse, destruirse, alterarse, modificarse o mutilarse por determinación de los servidores públicos que
la produzcan, procesen, administren, archiven y resguarden, salvo que los actos en ese sentido formen
parte del ejercicio de la función pública y estén jurídicamente justificados.”
“ARTÍCULO 95. Los Archivos de Concentración se conservarán por diez años, en los cuales pueden
consultarse por excepción, hasta que se determine por parte de los comités de información de cada ente
obligado, y con la opinión de la CEGAIP, la eliminación de su formato impreso o su conservación
permanente y transferencia al Archivo Histórico del Estado de acuerdo a su valor histórico; Los archivos históricos serán depositarios permanentes de los soportes electrónicos de los archivos
cuyo formato impreso haya sido eliminado;”
“ARTÍCULO 96. El archivo histórico se integrará con documentos e información que tengan por lo
menos diez años o más de haber sido producidos, procesados o girados por última vez, tiempo que se
contará a partir de la fecha de conclusión de las funciones públicas de la última autoridad o servidor
público que realizó algún acto administrativo que afectare el documento en cuestión. Si el documento o
información tienen relación directa con un trámite, ejecución o resolución pendiente, o aún no transcurre
el plazo señalado en el documento de referencia, deberá mantenerse en el archivo de gestión vigente.”
“ARTÍCULO 97. Con relación a la información, documentos y expedientes que formen parte de los
archivos históricos no procede ninguna de las excepciones aplicables a los archivos de trámite. Los
servidores públicos que destruyan archivos fuera de los casos establecidos por esta ley, serán sujetos
de responsabilidad conforme a la ley de la materia, la que se considerará como grave para efectos de la
imposición de las sanciones correspondientes.”
Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la
Información Pública del Estado de San Luis Potosí (POE, 17-Julio-2008)
ARTÍCULO 2º. Para efectos de los presentes lineamientos, además de las definiciones contempladas en
el artículo 3º de la Ley, se entenderá por: I. Baja documental o depuración: El proceso de eliminación razonada y sistemática de
documentación que haya prescrito en sus valores primarios administrativos, legales y fiscales, y que no
posea valores secundarios o históricos: evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la
valoración de los documentos de archivo; II. Calendario de caducidades: El instrumento auxiliar de la valoración documental en el que se
establecerán los tiempos en que, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental, deben
operarse los procesos de transferencia, selección y baja de la documentación,
XXX. Catálogo de Series Documentales: El instrumento auxiliar de la clasificación archivística en el
que, mediante la asignación de un código y la descripción de la tipología documental asociada a las
diversas series documentales, se establece la plena identificación de éstas en el proceso clasificatorio; XXXI. Clasificación archivística: El proceso mediante el cual se identifica, agrupa, sistematiza y
codifican los expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional; XXXII. Ciclo vital de los documentos de archivo: Los documentos de archivo tienen un ciclo
vital que se constituye por las fases de vida de los mismos, a partir de los diversos usos institucionales
de la información contenida en ellos. Dichas fases son las siguientes: a) Activa o de Gestión de la
información documental, también conocida como primera edad de los documentos; b) Semiactiva o de
concentración o segunda edad de los documentos de archivo, y c) Inactiva o Histórica o de tercera edad
de los testimonios documentales; XXXIII. Comité de Información: Órgano colegiado que se integrará en cada una de las entidades
públicas para resolver sobre la información que deberá clasificarse como reservada o confidencial,
XXXIV. Cuadro General de Clasificación Archivística: El modelo e instrumento lógico que
representa, de forma sistemática, las categorías establecidas como resultado de la clasificación
archivística y que refleja la estructura de los fondos con base en las estructuras orgánicas y las
atribuciones y funciones de los entes obligados; XXXV. Descripción archivística: El registro sistematizado de la información de los documentos
de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el
contexto y sistema que los ha producido; XXXVI. Disposición documental: El destino sucesivo inmediato de los expedientes y series
documentales dentro del sistema de archivos, una vez que prescriben sus valores primarios,
administrativos, legales y fiscales, dando lugar a la selección de los documentos de archivo que
adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuración de los que no tienen valor
secundario o histórico; XXXVII. Documento de Archivo: La información que generen, reciban o administren los entes
obligados en sus respectivos sistemas de archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o
soporte documental sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier
otro derivado de las innovaciones tecnológicas. Será documentación de archivo toda la que se
encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o las actividades de los
entes obligados; XXXVIII. Fase activa o primera edad corresponde a aquella en que éstos se producen y se usan
para desahogar la gestión cotidiana de los entes obligados. Por ello, tienen una utilidad inmediata para
la atención de trámites, esto es tienen un alto valor administrativo, legal o fiscal; XXXIX. Fase semiactiva o segunda edad es aquella en la que los documentos de archivo ya no se
utilizan de manera constante en la atención de trámites por lo que su utilidad y uso cambia de carácter,
constituyéndose sólo como información de referencia que debe conservarse de manera precautoria
dados sus valores legales, administrativos o fiscales; XL. Fase inactiva o tercera edad: Está determinada a partir de que la utilidad administrativa, legal o
fiscal de los documentos de archivo ha prescrito y porque éstos adquieren un valor secundario de
carácter cultural y de testimonio de la evolución del ente obligado que los genera o administra; XLI. Guía simple de archivo. Esquema general de descripción de las series documentales de los
archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al
cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. XLII. Instrumentos de control: Los instrumentos de control del Sistema son aquellos elementos que
permiten la revisión técnica y administrativa de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los
documentos de archivo; XLIII. Inventarios: Los instrumentos de consulta que describen las series y/o expedientes de un
archivo, con el objeto de tener el debido control de los mismos, tanto en los archivos de trámite,
concentración y, en su caso, histórico, así como para la eliminación de documentación sin valores
secundarios; XLIV. Inventarios estandarizados: Los instrumentos para la ejecución de las transferencias
documentales con los cuales se agiliza el traslado controlado y sistemático de expediente de una unidad
de archivo a otro, según sea el caso; XLV. Manuales de Organización y de Procedimientos: Los instrumentos en los que debe
establecerse la organización estructural del sistema de archivos y su funcionamiento; XLVI. Principio de procedencia: Principio según el cual el fondo documental de una procedencia no
debe ser mezclado con otro de procedencia distinta. Rechaza cualquier clasificación que tenga relación
con los asuntos contenidos en los documentos y engloba el principio de estructura archivística. Tiene
dos vertientes: respeto a la procedencia de los fondos y respeto a la estructura de la persona que ha
generado el fondo; XLVII. Procesos archivísticos: El conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el ente
obligado da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su producción o ingreso, hasta su
transferencia al archivo histórico o su eliminación definitiva por no contener valores secundarios; XLVIII. SEDA: Sistema Estatal de Documentación y Archivo; XLIX. Serie Documental: Categoría de agrupamiento e integración superior de los expedientes
individuales
L. Tabla de Determinantes de Oficina: el instrumento auxiliar de la clasificación archivística que
permite identificar plenamente, a través de códigos asignados, a las Áreas Administrativas de un ente
obligado acorde con su organigrama; LI. Transferencia primaria: El proceso de traslado controlado y sistemático de expedientes de
consulta esporádica de un archivo de trámite a un archivo de concentración; LII. Transferencia secundaria: El traslado controlado y sistemático, con ba |
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| Criterios adjetivos de actualización, de formato y de confiabilidad | | | |
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| Fecha de validación | | 05/24/2017 | | | |
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| Área(s) o unidad(es) administrativa(s) que genera(n) o posee(n) información respectiva y son responsables de publicar y actualizar la información | | Unidad Jurídica | |
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| Fecha de actualización | | 24/04/2017 | | | |
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| | |  Carátula de captura |
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