Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí Sujeto Obligado stg slp Secretaría Técnica del Gabiente Periodo 05 Mayo 2018 Obligación Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan Obligación específica. El marco normativo aplicable al sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, reglas de operación, criterios, políticas, entre otros A ) Artículo 84 B ) Fracción II C ) Inciso Hipervínculo Para Consultar el documento Acceso directo: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACION DE ARCHIVOS.pdf Hipervinculo http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip2018N.nsf/nombre_de_la_vista/1593C790AB19F3D8862582A6005C7403/$File/LINEAMIENTOS+GENERALES+PARA+LA+CLASIFICACION+DE+ARCHIVOS.pdf Visor de Datos abiertos Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado de San luis Potosí COMISIÓN ESTATAL DE GARANTÍA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DE SAN LUIS POTOSÍ. DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO El Licenciado Mauricio Vladimir Barberena Sánchez, Director General del Sistema Estatal de Documentación y Archivo de la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública, del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 17 bis de la Constitución Política del Estado, 1, 2, 15, 16, 17, 18 fracciones V, XVI y XXII, de la Ley de Archivos del Estado, en relación con los artículos 91 y 92 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luís Potosí, y Octavo Transitorio del Decreto número 1157, publicado en el Periódico Oficial del Estado el 20 de octubre de 2012, en ejercicio de las facultades otorgan los citados preceptos legales, y CONSIDERANDO Que mediante adición de un artículo 17 Bis a la Constitución Política del Estado, a través del Decreto número 234, publicado en el Periódico Oficial del Estado el 18 de octubre de 2007, se creó la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública de San Luís Potosí, como un organismo público con autonomía presupuestaria, operativa, de gestión y de decisión, encargado de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública; Que en el mismo precepto Constitucional se prevé la creación del un Sistema Estatal de Documentación y Archivos, responsable de aplicar las regulaciones que se establezcan en materia de administración y sistematización de la documentación e información, en posesión de las entidades públicas; Que mediante la expedición de la Ley de Archivos del Estado se refuerzan las atribuciones y funciones del Sistema Estatal de Documentación y Archivo, por lo que en términos de la misma, éste es competente y goza de las facultades necesarias para expedir y publicar los lineamientos generales y manuales que regulen las actividades de organización y conservación documental previstas en la Ley de Archivos del Estado; JUEVES 14 DE FEBRERO DE 2013 3 Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí Que los documentos se constituyen en el testimonio del trabajo realizado por las instituciones del Estado, al dejar constancia de las acciones diarias; al mismo tiempo que dan sustento y formalidad a las actividades y acuerdos que se llevan a cabo cotidianamente. Por lo cual conservar el acervo documental no solo brinda testimonio de actividades cotidianas en las instituciones, sino que implica establecer las bases para ejercer la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, oportunamente; Que el artículo Octavo Transitorio del Decreto 1157 publicado en el Periódico Oficial del Estado el 20 de octubre de 2012, por el que se expide la Ley de Archivos del Estado, otorga a la Comisión y al Sistema Estatal de Documentación y Archivo un plazo de sesenta días hábiles para realizar las adecuaciones necesarias a los Lineamientos para la gestión de archivos administrativos y resguardo de la información pública del Estado, publicados igualmente el 18 de julio de 2008; Son de expedirse y se expiden lo siguientes: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ CAPITULO I Disposiciones Generales ARTÍCULO 1. Estos lineamientos son de observancia obligatoria para los sujetos obligados señalados en el artículo 8º de la ley de Archivos del Estado, y tienen por objeto establecer los criterios generales técnicos en materia de organización y conservación de la documentación en posesión de las instituciones públicas y privadas en el Estado. ARTÍCULO 2. Para efectos de los presentes lineamientos, además de las definiciones contempladas en los artículo 3º de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y 7 de la ley de Archivos del Estado, se entenderá por: I. Catálogo de Series Documentales: el instrumento auxiliar de la clasificación archivística en el que, mediante la asignación de un código y la descripción de la tipología documental asociada a las diversas series documentales, se establece la plena identificación de éstas en el proceso clasificatorio; II. Descripción archivística: registro sistematizado de la información de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido; III. Documento de Archivo: la información que generen, reciban o administren los entes obligados en sus respectivos sistemas de archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnológicas. Será documentación de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o las actividades de los entes obligados; IV. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. V. Instrumentos de control: los instrumentos de control del Sistema son aquellos elementos que permiten la revisión técnica y administrativa de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo; VI. Inventarios: los instrumentos de consulta que describen las series y/o expedientes de un archivo, con el objeto de tener el debido control de los mismos, tanto en los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, así como para la eliminación de documentación sin valores secundarios; VII. Ley: Ley de Archivos del Estado; VIII. LTAIP: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado; IX. Serie Documental: categoría de agrupamiento e integración superior de los expedientes individuales X. Transferencia primaria: el proceso de traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a un archivo de concentración; XI. Transferencia secundaria: el traslado controlado y sistemático, con base en las disposiciones contenidas en el Catálogo de Disposición Documental, de los expedientes y series del archivo de concentración al archivo histórico, para su conservación permanente; ARTICULO 3. Las regulaciones que emitan los entes obligados para el manejo de sus archivos en atención a la Ley de Archivos del Estado y estos lineamientos, deberá contar con la opinión favorable del SEDA, así como ser publicada en los portales de Internet de cada ente, como parte de las obligaciones de transparencia, en términos de la fracción II del artículo 19 de la Ley, y enviada en formato electrónico al SEDA para su registro en el Registro Estatal de Archivos. ARTICULO 4. Los documentos de archivo tienen un ciclo vital que se constituye por las fases de vida de los mismos, a partir de los diversos usos institucionales de la información contenida en ellos. Dichas fases son las siguientes: I. Fase activa: que corresponde a aquella en que éstos se producen y se usan para desahogar la gestión cotidiana de los en-tes obligados. Por ello, tienen una utilidad inmediata para la atención de trámites, esto es tienen un alto valor administrativo, legal o fiscal; II. Fase semiactiva: es aquella en la que los documentos de archivo ya no se utilizan de manera constante en la atención de trámites por lo que su utilidad y uso cambia de carácter, constituyéndose sólo como información de referencia que debe conservarse de manera precautoria dados sus valores legales, administrativos o fiscales; III. Fase inactiva: está determinada a partir de que la utilidad administrativa, legal o fiscal de los documentos de archivo ha JUEVES 14 DE FEBRERO DE 20134 Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí prescrito y porque éstos adquieren un valor secundario de carácter cultural y de testimonio de la evolución del ente obligado que los genera o administra; ARTICULO 5. El SEDA coordinará y vigilará la aplicación y el cumplimiento de los presentes lineamientos. CAPITULO II De la organización de los Archivos ARTICULO 6. Los entes obligados deberán integrar y organizar funcionalmente, con las modalidades que resulten necesarias y de conformidad con su normatividad interna, un sistema de organización archivística que les permita la correcta administración de documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, atendiendo a lo prescrito en la Ley y en estos lineamientos. ARTICULO 7. Los archivos deberán integrarse por el fondo documental de la entidad productora y no deben ser mezclados con otros de procedencia distinta. En todo caso, el archivo deberá corresponder al ente productor del documento y a la estructura funcional del sujeto obligado, y no podrá constituirse con base a los asuntos tratados en los expedientes, sino con base al ejercicio de una atribución legal plasmada en los ordenamientos propios del sujeto obligado. ARTICULO 8. Los procesos archivísticos básicos son los siguientes: I. Integración de expedientes y series documentales; II. Clasificación; III. Descripción; IV. Ordenación; V. Valoración; y VI. Transferencias primarias y secundarias. ARTICULO 9. Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o unidades de documentación compuesta, constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite. La integración de expedientes deberá hacerse en carpetas o legajos plenamente identificados, preferentemente con carátulas estandarizadas en todo el ente obligado, con el objeto de homologar su clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar en ellos, en lo posible, elementos que dañen o lastimen los documentos. ARTICULO 10. Todos los expedientes deberán controlarse mediante la utilización de un código que los identifique plenamente, a través de claves alfanuméricas, en correlación con los niveles jerárquicos de fondo, sección y serie documental, seguidos de un dato único inherente a la información contenida en el expediente que lo describa. ARTICULO 11. La clasificación de los documentos se plasma en un instrumento de control archivístico denominado Cuadro General de Clasificación. ARTICULO 12. El Cuadro General de Clasificación es un mapa general de todos los grupos documentales producidos por el ejercicio de las funciones y atribuciones de los sujetos obligados, y se estructura con base a la reproducción esquemática del proceso mediante el cual los documentos han sido creados al interior de la entidad o dependencia. El Cuadro General de Clasificación está compuesto por una relación jerárquica y funcional de atribuciones y actividades productoras de documentos llamadas secciones y series documentales, respectivamente. ARTICULO 13. El Cuadro General de Clasificación deberá cumplir con los siguientes principios: I. Delimitación: En el entendido de que el objeto del Cuadro es el fondo total de documentos producidos a lo largo de la historia de la dependencia o entidad. Cualquier otro acervo ajeno a esta historia queda fuera del Cuadro institucional. II. Unicidad: El Cuadro se diseña para clasificar toda la documentación con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente. III. Estabilidad: La clasificación debe basarse en las funciones o atribuciones del ente productor, ya que son éstas las que tienen larga duración en la administración pública y trascienden las modificaciones orgánicas o estructurales de las dependencias o entidades. IV. Simplificación: Entre más simple es un Cuadro, más universal y flexible se torna frente a modificaciones estructurales o reglamentarias del ente productor. Se debe evitar la creación de subdivisiones innecesarias. ARTICULO 14. El fondo documental se integra por todos y cada uno de los documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad en el ejercicio sus funciones o atribuciones legales, para el desahogo de sus asuntos, a través de actividades definidas y encomendadas a sus unidades administrativas. ARTICULO 15. Las secciones documentales son las divisiones de un fondo documental que contienen un conjunto de documentos relacionados entre sí, procedentes de una unidad orgánica o división administrativa, que corresponden a las subdivisiones administrativas del ente productor, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales, identificadas a través de sus atribuciones legales. ARTICULO 16. Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una función o atribución, formarán parte de una Serie Documental, la cual constituye un concepto central en la organización de Archivos y se instituye como una categoría de agrupamiento e integración superior de los expedientes individuales. JUEVES 14 DE FEBRERO DE 2013 5 Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí Los expedientes deberán siempre asociarse a la Serie Documental o función de la que derive su creación y organizarse con base al cuadro general de clasificación que se genere dentro del ente obligado. ARTICULO 17. Las series documentales estarán integradas invariablemente por expedientes del mismo tipo, resultado de un mismo procedimiento legal o administrativo, y son producidos por la misma unidad administrativa. Las series documentales podrán a su vez dividirse en subseries, cuya creación atenderá al volumen documental de aquéllas y a la detección de diferencias administrativas en su generación, pero siempre a partir de una misma raíz funcional. Las series documentales no podrán constituirse por una sola subserie. ARTICULO 18. La descripción archivística deberá realizarse con base en las normas institucionales, nacionales o internacionales universalmente aceptadas que convengan a los entes obligados, con el objeto de generar los instrumentos descriptivos básicos que faciliten el control y acceso a la información archivística, como son inventarios y catálogos archivísticos. ARTICULO 19. Cada expediente es individual, único e irrepetible, por lo que la descripción del mismo deberá atender a elementos sustantivos del mismo, que permita identificarlo y diferenciarlo de los demás contenidos en la Serie documental, para su recuperación y consulta. ARTICULO 20. El inventario archivístico es un instrumento que describe la clasificación de un fondo de manera global sin atender a las particularidades de las unidades documentales o expedientes. Los inventarios describen las series documentales generadas por el ente productor, atendiendo a fondos o secciones completas, y sus elementos deben referir la localización topográfica del expediente y sus vigencias. ARTICULO 21. El catálogo archivístico es un listado de unidades documentales o expedientes en base a su ordenación, con una descripción de los datos precisos de cada uno de ellos y de su ubicación topográfica, aplicado a archivos de trámite y concentración. ARTICULO 22. La descripción de las unidades documentales o expedientes en lo Bitácora de registro y acuse Tabla de aplicabilidad C41885CDA6D2D5A7862582A6004CB2D0 Creado el 06/08/2018 10:49:50 AM Carátula de registro D9ECF8139DC728AC862582A6004F4893 Autor stg slp Registro 1593C790AB19F3D8862582A6005C7403 Tipo de documento 3 Hipervínculo